ビジネスメールで、「よろしくお願いします」を多用していませんか。曖昧すぎる「よろしく」は、相手に要望がきちんと伝わりません。トラブルにならないビジネスメールの表現を学びましょう。
- 「よろしくお願いします」では、望んでいるアクションがはっきりしない
- トラブルにならないビジネスメールの表現9例
- ハッキリ伝わる表現で、相手の時間も自分の時間も大切に
「よろしくお願いします」では、望んでいるアクションがはっきりしない
仕事をしている人であれば、「～の件、お手数ですが、よろしくお願いします」というメールを送ったり、受け取ったりするのは日常茶飯事でしょう。いつも同じようなやり取りをしている人とであれば、これでも伝わるかもしれません。しかし、新規の取引先やいつもとは違うお願いのやり取りをしていると、たまにすれ違ってしまうことはありませんか。
「よろしくお願いします」は締めの言葉として多用されますが、望んでいるアクションがはっきりせず、相手の忖度を要求する言葉でもあるともいえます。「なんて伝えたらいいかわからない……よろしくでいいや！」などとメールを打っている人は要注意。トラブルの原因になってしまうかも知れません。
曖昧な表現を避け、要望をはっきり伝えることは、決してぶしつけではありません。かえって、相手方がアクションを取りやすくなりますから、意識して具体的な表現を使うように努めてはいかがでしょう。トラブルにならないためのビジネスメールの表現をご紹介します。
トラブルにならないビジネスメールの表現9例
・ご確認ください→ご確認の上、●日までにご返信いただければ幸いです
「ご確認ください」と打つだけで、「返信お待ちしています」という意味になっている……と考えてしまいがちですよね。でも、本当に確認して終わりにしちゃう人だっています。返信が欲しければ、具体的な期日も含めてハッキリ伝えましょう。
・ご確認ください→ご確認の上、ご意見やご指摘をいただければ幸いです
例えばプレゼン資料を上司にチェックしてもらいたいときや、新商品についてクライアントから感触を得たいときなど。「あまり要求すると相手に負担がかかるのでは」と、はっきり要望を伝えないのでは、欲しいアクションが得られません。やってほしいことはきちんと伝えましょう。無理めのお願いは、電話でのフォローもちろん大事です。
・今週末までにご返答ください→今週金曜日、●時までにご返信をいただけますでしょうか
「今週末」ははっきりした表現と思いがちですが、受け取る相手によっては金曜の夜中だったり、はたまた日曜だったり。モヤモヤしながら待つことのないよう、締め切りは具体的に伝えるのがポイントです。
・なるべく早く納品いただけますでしょうか→ご多忙の中恐縮ですが、●日までに納品いただけますでしょうか
「なるはや」も、受け取る相手によって時間感覚が違います。具体的な締め切りを伝えると同時に、一方的なお願いになってしまわないよう、相手の事情を配慮する気遣いも重要です。
・こちらの件につきましては、迅速対応いたします→ご依頼いただいた●●の件につきましては、●日までに対応いたします
「あちら」「こちら」「あの」「この」など、指示語はなるべく控えましょう。どの件なのかをはっきり伝えます。また「迅速対応」は誠意がこもっているように思えてしまいますが、期日をしっかり伝えたほうが親切です。
・まずはお礼まで→まずはお礼まで。明日、改めてメールにてご連絡申し上げます
「まずはお礼まで」「まずは報告まで」は、しっかり返信する時間がないときに有効です。でも、メールをもらった側が「きちんとした返信はいつもらえるのかな」とイライラしないように、いつ、どんな形できちんと返信するのかを告げましょう。
・近日中によろしくお願いします→●日までに、私宛にメールでご連絡いただけますでしょうか
「近日中」も、便利な言葉ではありますが、受け手にとって日数が違います。また、「お願いします」と投げてしまっては、どうすればよいか不明です。「いつまでに・だれに・どんな形で」連絡すればいいのかをはっきり書きましょう。
・ただいま調査中ですので、よろしくお願いします→ただいま調査中です。●日までにご返答申し上げます
相手からの依頼を調査している場合、「ただいま調査中です」と告げるだけでは、そっけない感じが否めません。いつまでに返答できるかをはっきり告げましょう。もし、調査がいつ終わるかわからない状態であったとしても、期日までには一度連絡し、現状報告をします。
・その他、不明点などございましたら、いつでもお問い合わせください
自分の要望がはっきり伝わっているかどうか自信がないときは、「不明点があればいつでも連絡を」と付け加えておくと安心です。相手方も、「これっていつまでに返信すればいいの？」「確認するだけでいいの？」と、ふっと疑問がよぎったときに連絡しやすくなります。
具体的に、ハッキリと要望を伝えることで、相手はイエスかノーかを言いやすくなりますし、自分もモヤモヤする時間を減らすことができます。双方の時間を大事にするためにも、思い切って「よろしくお願いします」で全てをお終いにするのはやめてみませんか。きっと、物事がスイスイ進む、新しい世界があなたを待っていることでしょう。
参考：『誰でもすぐできて成果も上がる 30代からのうまい「仕事のやり方」』日経ビジネスアソシエ特別編集