何も決まらない会議に飽き飽きしていませんか。それなら、会議の中心には、議長ではなくファシリテーターを置きましょう。時間内に必要事項が決定するだけではなく、決まったことを参加者らが自ら実行してくれるようになりますよ。
- ファシリテーションとは
- コツはたった一つ！参加者に全てをゆだねる進行テクニック
- 主体性を持った発言が「自分ごと」の意識を引き出す
ファシリテーションとは
働き方改革が叫ばれている昨今、生産性の乏しさから槍玉に挙げられがちなのが社内会議です。その改善に役立つのがファシリテーションです。
ファシリテーションとは、集団で問題解決を行おうとする際に、それがうまくできるよう中立的な立場でサポートし、話し合いをかじ取りする技術のことです。ファシリテーションを行う役割を担う人をファシリテーターと言い、会議であれば進行役となります。
「つまり、ファシリテーターは議長だってこと？」と思うかもしれません。半分あたり、でも半分ハズレです。議長は主体性をもって会議を引っ張っていくイメージがありますよね。みんなの意見をまとめ、結論を出すのが議長の仕事です。
しかし、ファシリテーターは、主体性をもって会議を力強く引っ張っていったり、みんなの意見をまとめたり、結論を出したりしません。「えっ、じゃあ、誰がそれをするの？」と、ビックリされるでしょう。会議をリードしたり、意見をまとめたり、結論を出すのは、他ならぬ参加者。全員が意見を出し、全員合意、全員納得の結論が出されるよう、雰囲気作りを行うのがファシリテーターの役目なんです。
コツはたった一つ！参加者に全てをゆだねる進行テクニック
ファシリテーションは難しそうに思えるかもしれませんね。でも、意外にも、ファシリテーションのコツはたった一つです。それは、「参加者に全てを委ねること」です。議長の発言と、ファシリテーションの発言を比較してみましょう。
・議長：それでは会議を始めます。誰か、この問題について、意見はありませんか？
・ファシリテーター：それではこの問題についての意見を紙に書いてください。そしてグループごとに発表してください。
誰でも、会議の初めに口火を切るのは難しいもの。大抵は発言権のある人や上の立場の人が発言して、立場の弱い人、口下手な人の意見はなかったものとされてしまいがちです。しかし、全員が納得する結論を生み出す会議にするには、それではいけません。
ファシリテーターは、誰でも平等に発言できる空気を生み出すのが役目です。一人ずつ意見を紙に書き、グループの代表が全ての意見を発表すれば、1つ1つの意見が匿名性の高いものになります。どの意見も、会議の場で平等に扱われるのです。
・議長：今の意見に対して、何かご意見はありませんか？
・ファシリテーター：他に、意見はありませんか？
「今の意見に対して」と言ってしまうと、出された意見と対立するような意見を促すことになり、対立的な雰囲気が生まれてしまいます。「他に」と言葉を替えるだけで、対立意見だけでなく、さまざまな意見が求められていることを参加者にアピールできます。
・議長：これまで出た意見を整理すると……
・ファシリテーター：皆さん、これまでの意見を整理するとどうなりますか？
議長は話をまとめるのが仕事ですが、ファシリテーターは、みんなに話をまとめさせるのが仕事です。進行役は「すごくまとめたい！自分でまとめたほうが早い！」とやきもきしがちですが、ここが我慢のしどころです。
・議長：制限時間まであと10分となりました。結論としては……
・ファシリテーター：あと10分で、皆さんで結論を出しましょう。
ファシリテーターは、結論まで参加者のみんなに決めさせます。制限時間内に会議が終わらないと、議長の責任になりがち。でも、ファシリテーションを使えば、会議が時間内に終わらないのは、参加者全員の責任となります。ファシリテーターは、時間内に会議が終わるよう、タイムマネジメントを行うだけです。
主体性を持った発言が「自分ごと」の意識を引き出す
とことんまで参加者に発言させ、整理させ、結論を出させるのがファシリテーターの仕事です。主体性をもって発言をしていると、参加者たちには「自分ごと」の意識が芽生えてきます。すると、会議で決まったことは「自分で決めたこと」という意識が強く持たれ、決まったことを自ら実行するようになるのです。つまり、社員を「その気にさせる」会議をつくるのが、ファシリテーションの最大の役目といってもいいでしょう。
さあ、あなたの会社でも、全員参加の有意義な会議を始めてみませんか。実際にファシリテーションを行うには、参加者が意見をいいやすい雰囲気を作り出す技術、人の話を聴く技術、意見を引き出す技術などが必要になってきます。しかしまずは、堅苦しく考えず、「全員参加の会議を目指す」ことから始めてみましょう。きっと、さまざまな気づきがあります。
参考：『会議ファシリテーションの基本がイチから身につく本』（すばる舎）