メールの処理って、意外に時間を取られるものですよね。ただメールに使う時間をうまく減らすのも難しいもの。そこでグーグルなどの企業で働いてきた著者による時間管理の書籍からメールに使う時間を減らすテクニックを紹介します。

• メールがストレスの元だった
• 4つの提言
• 急ぎはショートメッセージで

メールがストレスの元だった

今日紹介するベストセラー『人生が本当に変わる「87の時間ワザ」時間術大全』は、スマホなどに費やす時間を少なくすることで、より人間らしい生活を送るだけではなく、新たな時間を生み出そうという趣旨の本です。グーグルで仕事にかかる時間を短縮する方法を開発してきた著者だからこそ、その方法が評判になったのでしょう。

この書籍で著者は、メールをスローにしようと提案しています。

じつは、その科学的な根拠もあります。
ブリティッシュコロンビア大学が2014年に実施した心理学実験によれば、メールチェックの回数を1日3回に制限された人は、好きなだけチェックにできた人に比べてストレスが大幅に少ないことがわかっています。
またメールチェックの回数を減らした人は、メールの処理の時間が20％少なくなったという結果も発表しているのです。

著者は即レスこそが必要ないほど仕事を忙しくする原因だと書き、「受信箱をチェックする頻度を下げ、メッセージがたまるまで放っておき、まとめて処理すればいい」と書いています。
では、実際にどのようにメールを処理すればいいのかを紹介しましょう。

4つの提言

最初の提言は、次の通り。

①メールは「1日の終わり」にする
これは意外に勇気のいることかもしれません。多くの人が朝、メールをチェックして一気に返信をかけているケースが多いからです。しかし朝イチでメールをチェックして、他人の優先事項に振り回されるのをやめれば、最も集中力が高い午前中の時間を効果的に使えると、著者は書いています。
また、1日の終わりにメールチェックを持ってくると、エネルギーが減っているので、必要がないぐらい長い返信や頼み事を安請け合いする確率も低くなると書いています。

②メールタイムを決める
この提言のすごいところは、メールをチェックする時間を決めて、もし時間内に終わらなければ、そこでおしまいにしようと提案していることでしょう。そのためミーティングなどの前に時間を設定しておけば、メールに決まった時間だけを割けるようになると書いています。

③受信箱を空にするのは「週1回」
本当に緊急な対応が必要なメッセージを探し、返信するのはそれだけにして、残りは週に１回に一気にメールを処理するようにすればいいとのこと。これもなかなか勇気のいることかもしれません。

④メールを「手紙」と思え
メールの即レス文化は、「つねにチェックして新規のメッセージに即返事をしなくては」という強迫観念から生じているそうです。もらった手紙への返信なら、早くても翌日に書いて投函し、相手に届くのはその翌日。つまり数日は当たり前にかかります。そんな意識でメールを扱えば、スピードはかなり遅くなります。
実際、「連絡の99％については、それで事足りる」と、著者は指摘しています。

急ぎはショートメッセージで

相手がいるメールで、こちらが暗黙のルールを変えるのは勇気のいることでしょう。それは著者も同じだったようで、「大事なプロジェクトに集中していて返信が遅くなるから、急ぎの用件はショートメッセージで知らせてほしい」ということを仕事仲間に伝えていたそうです。

このメールにかける時間短縮の提言を、すべて実行するのは難しいかもしれません。しかし①と③などを部分的に取り入れてみるのはいいかもしれません。大量のメールに囲まれ、それがストレスだと感じるようになったら、少しだけスピードを緩めてみるのもいいでしょう。
スピードが仕事の大きなプラスになることは間違いありませんが、行き過ぎたスピードを少し落とそうという動きが、スピードの加速してきたIT企業の技術者から出てきたことは、大きなポイントかもしれません。

心理学を活用して仕事をもっと楽にこなしたいと感じるなら、こちらの記事もご覧ください。

参考:『人生が本当に変わる「87の時間ワザ」時間術大全』（ジェイク・ナップ　ジョン・ザラツキ―／ダイヤモンド社）