年末が近づくにつれて、時間管理能力の乏しさを嘆く人も多いでしょう。年内に済ませておきたい仕事の数々に加えて、クリスマスや大掃除などプライベートのイベントも目白押し。そんな忙しい年末を乗り切る時間管理術を紹介します。

• 時間管理に必要な3つの能力
• スケジュールを立てる時間を決める
• 自分の未来のために予定を組む
• 情報を取りこぼさない
• 重要なタスクだけ入れる

時間管理に必要な3つの能力

時間管理のアプリは山ほどありますので、さまざまなツールを使って時間管理を試した人も少なくないでしょう。しかし、どれほど評判の良いアプリを使っても、時間管理は簡単にはいかないもの。予定通りに進まない、タスクから抜け落ちて忘れてしまった、アプリを使ったが三日坊主だったなどなど。

じつは時間管理の能力を獲得するのは、なかなか難しいようです。

デポール大学のエリック C. ディアドルフ教授によれば、時間管理には次の3つの能力が必要とのこと。

認識力 ：かかる時間をしっかり予測できる能力
段取り力：目標や計画に合わせてスケジュールやタスクを組み立てる能力
適応力 ：優先順位や予定変更に合わせて調整する能力

一般的には時間管理と聞くと段取り力を思い浮かべる人も多いと思いますが、この３つの能力のどれか一つが欠けてもうまくいかないそうです。

確かに段取りがうまくても、時間の予測ができなかったり、突発的な状況に対応できなければ、予定はどんどん狂っていきます。しかも一般的には段取り力よりも、認識力や適応力の能力は低い傾向があるそうです。

また自分の時間管理能力を正確に把握している人も、ほとんどいないことも明らかになっているとのこと。

つまり認識力・段取り力・適応力という3つ能力を、すべて兼ね備えている人は少なく、時間管理能力に自信があると思っている人でも実際は能力が低い人も少なくないということなのです。
やはり時間管理は、なかなか難しい問題なのです。

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さて、多くの人が悩んでいると思われる時間管理ですが、仕事を円滑に進めるためには、ある程度は身に付ける必要があります。そして時間管理が苦手な人の問題は、能力どうこうという以前に起こっていることが多いようです。

そんな人の対策法を順番に説明していきましょう。

①スケジュールを立てる時間を決める

Todoリストをつくったり、仕事やプライベートのスケジュールをまとめていない人も少なくありません。そのため先の日程に合わせた動きができていないケースも少なくないでしょう。

まずスケジュールを立てる時間を、日々設けるようにしましょう。

そこで活用したいのが、if-thenプランニングです。ニューヨーク大学のピーター・ゴルヴィツァー教授によれば、目標達成率が40％もアップしたという方法ですが、やり方は簡単です。

「こうしたときに、こうする」と決めておくだけ。
例えば「出勤したら、スケジュールを立てる」「退社の準備を始めたら、次の日のスケジュールを立てる」といった方法で、スケジュールの時間をほかの行動に連ねて決めましょう。習慣化している行動に合わせてスケジュール設定をするとベストです。

もちろん日々スケジュールを立てていると、予定通りに動けない日も多いでしょう。しかし冒頭に書いた通り、時間管理能力を身に付けるのは簡単ではありません。完璧にこなせなくても仕方ないと思いましょう。続けることが重要です。スケジュールを見える化できている自分を褒めてあげてください。

②自分の未来のために予定を組む

スケジュールを立てるときの重要なポイントは、「重要だけど緊急ではないこと」をしっかり予定に組み込むこと。スキルアップするための勉強時間や家族と過ごす時間など、意識していないと忙しさに紛れてしまいがちな時間を、しっかりと予定に組み込みましょう。

こうした予定を落としてしまうと、効率的に動いているのに充実感がないといったことにもなりかねません。

③情報を取りこぼさない

さまざまな予定や情報を取りこぼさないようにしましょう。電話やメール、ラインといったところからの情報だけではなく、アイデアのメモといったものもスケジュールを立てるときには大切だと、マイアミ大工のスコット・ダスト博士は指摘しています。

というのも、アイデアを発展させる時間を取ることが、素晴らしい未来につながる可能性もあるからです。他人と約束したことをスケジュールに落とし込むのはもちろんですが、自分の未来のためのヒントも頭に入れて予定を組みましょう。

④重要なタスクだけ入れる

仕事でもプライベートでも、重要じゃない要件を断るようにしましょう。いくらスケジュールを立てるのがうまくなっても、余計なタスクが多ければ、そもそもの時間が足りなくなります。

スコット・ダスト博士も、どれぐらい時間がかかる頼み事なのかを考えるだけではなく、自分の時間を投資する価値があるのかを考えてみるよう指摘しています。

これは自分が思いついたタスクでも一緒です。本当に実行すべき価値があるのかを、しっかり考えてから予定に組むようにしましょう。

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監修：一般社団法人日本産業カウンセラー協会

参考：「Four Ways to Improve Your Time Management」（Scott Dust, Ph.D.／Psychology Today）／「時間管理はライフハックを極めてもうまくいかない」（エリック C. ディアドルフ／Harvard Business Review）／『1日が見えてラクになる 時間整理術！』（池田暁子／メディアファクトリー）